Kuvittele aamu, jolloin sähkökatko pimentää toimiston, internetyhteys katoaa eikä maksupäätteet toimi. Asiakkaat odottavat palvelua, työntekijät kyselevät ohjeita ja puhelin soi tauotta. Mitä teet? Suomessa ollaan totuttu kohtalaisen varmaan sähkönjakeluun ja useampia huolestuttaa enemmän se, millä hinnalla sähkönsä joutuu milloinkin ostamaan. Toissapäivänä Iberian niemimaalla kuitenkin tapahtui jotain odottamatonta: Sähköt katkesivat laajalla alueella vaikuttaen miljooniin ihmisiin ja yrityksiin.
Suurin osa yrityksistä kohtaa jossain vaiheessa arjen häiriön – pienen tai suuren. Ilman ennakkovarautumista jo lyhyt katkos voi lamaannuttaa liiketoiminnan. Siksi myös yritys tarvitsee oman ”kotivaransa” – keinot ja tarvikkeet, joilla toiminta voidaan pitää käynnissä häiriötilanteissa.
Mitä yrityksen kotivaraan kuuluu?
1. Perustoimintojen jatkuvuus
Jotta peruspalvelut säilyvät, yrityksellä tulisi olla:
- Varavirtalähteitä, akkupankkeja tai jopa pieni generaattori.
- Mobiilidatavarayhteys varalla tärkeimpiin laitteisiin. Olisi jopa suotavaa, että se olisi eri operaattorilta kuin normaaliyhteys.
- Käteiskassa tai muu manuaalinen tapa kirjata myyntejä, jos maksujärjestelmät eivät toimi.
2. Tietoturva ja tiedon saatavuus
Tieto on yrityksen elinehto. Siksi on tärkeää varautua myös tiedon turvaamiseen:
- Pilvivarmuuskopiot tärkeimmistä asiakirjoista ja tiedostoista.
- Mahdollisuus käyttää offline-dokumentteja, kuten asiakaslistoja tai sopimuksia.
- Pääsynhallinta ja kirjautumistiedot tallennettu turvallisesti mutta saavutettavasti.
3. Henkilöstön ohjeistus
Hyvin varautunut henkilöstö reagoi rauhallisesti:
- Selkeät hätätoimintaohjeet: mitä tehdään, ketä informoidaan.
- Kaikkien tärkeiden yhteystietojen pitäminen saatavilla myös ilman nettiyhteyttä.
- Nimetyt vastuuhenkilöt, joilla on valmius ottaa ohjat käsiin.
4. Fyysiset varusteet
Pieni mutta tärkeä osa varautumista:
- Taskulamput, varaparistot ja ladatut varavirtalähteet.
- Ensiapupakkaus, lämmin vaatetus ja mahdolliset eväät henkilöstölle.
- Toimialakohtaiset varaosat tai työkalut, jotka nopeuttavat korjaustoimia.
Miksi kotivara kannattaa?
Pienellä valmistautumisella voidaan välttää suuria ongelmia.
Hyvin rakennettu kotivara:
- Antaa aikaa ja liikkumavaraa kriisitilanteissa.
- Mahdollistaa palvelun jatkumisen asiakkaalle, vaikka normaali toimintaympäristö ei olisikaan käytettävissä.
- Vahvistaa henkilöstön luottamusta ja vähentää stressiä odottamattomissa tilanteissa.
Lisäksi varautuminen parantaa yrityksen mainetta luotettavana toimijana ja voi jopa avata uusia liiketoimintamahdollisuuksia, kun kilpailijat kompuroivat.
Pieni teko, suuri vaikutus
Yrityksen kotivaran kokoaminen ei vaadi suuria investointeja. Se vaatii hetken aikaa ja ajatusta: mikä on meille kriittistä?
Tee lista tärkeimmistä tarvikkeista ja varajärjestelyistä jo tänään. Päivitä ja tarkista varavarusteet säännöllisesti – aivan kuten kotivarankin kanssa suositellaan toimimaan.
Seuraavassa blogikirjoituksessa sukellamme digitaalisen varautumisen maailmaan: miten varmistetaan, että tietojärjestelmät ja asiakastiedot kestävät häiriötilanteet?
Millainen yrityksen kotivara sinulla on? Mitä vinkkejä lisäisit listalle?